Projektorganisering

Mennesket er nærmest sig selv, når han opnår den samme koncentration som et barn i leg

Heraklit (år 535 – 475 fvt.)

Ved opstart af forandringstiltag og nye projekter, skal den grundlæggende idé beskrives som noget af det første. En projektleder eller en tovholder skal sammen med projektejeren udarbejde et dokument, der danner grundlag for om, og hvordan, projektet skal igangsættes. I denne spæde fase har man sjældent stor viden om det, man ønsker at arbejde med eller forandre. Samtidig skal der træffes mange vigtige beslutninger. Netop af den grund er det vigtigt, at man arbejder på at få et så højt informationsniveau som overhovedet muligt – dette kan man gøre ved at flere mennesker bidrager med deres viden, indsigt, spørgsmål og idéer. Det kan vi hjælpe jer med. Derfor har vi udviklet brætspillet Teamwork Tower™, til virksomheder, der ønsker at udnytte det dialogiske potentiale og de menneskelige ressourcer fuldt ud, når nye projekter skal søsættes og noget altså skal forandres. Som en direkte følgevirkning heraf udvikles personale- eller ledergruppens dialogiske kompetencer, således at der kommer langt flere knapper at trykke på i fremtidens forandringsprocesser.

Teamwork Tower™ anvendes som en involverende ramme, når vi faciliterer dialog i grupper mellem seks og 18 deltagere. Målet er i denne proces er

  • At skabe mening for medarbejderne og værdi for kunden ved hjælp af effektiv og involverende videndeling
  • At højne det faglige niveau ved effektivt at dele viden og erfaringer
  • At sikre ejerskab til projektet/tiltaget – alle bliver, og føler sig, hørt
  • At skabe klarhed om roller og ansvar ved nye tiltag og projektarbejde
  • At skabe motivation og tillidsfulde relationer
  • At træne dialogiske kompetencer

Det konkrete output, der er i denne proces, er, at få udarbejdet en projektbeskrivelse med ansvar, mål og milepæle samt det første overblik over interessenter, risici mm.

”Kan man virkelig spille sig frem til noget, som kan bruges i den virkelige verden”, spørger du måske. CEO i Workz, Ask Agger, formulerer det meget fint i bogen ”Medfortæller” således:

[…] Spil formidler meget bedre end bøger. Og det gør de, fordi de er involverende og skaber medfortællere. Spil er interaktive kollektive fortællinger, hvor deltagerne er i centrum som aktive hovedpersoner, der må håndtere svære valg og konflikter. Spil er fundamentalt spændende, og vi belønnes med massive doser dopamin, når vi kobler virkeligheden fra og fortaber os i en veldesignet spiloplevelse.

Teamwork Tower™ er ikke et spil, man ”bare tager ned fra hylden og går i gang med”. Deltagerne bruger spillet og konsulenten til at kommunikere igennem – det er designede samtaler og en fælles erkendelsesproces, der er styret, men stadig åben. Som en træningsbane, hvor man kan føle sig tryg, fordi der skabes en følelse af, at det bare er noget, vi leger. Hvert spil er unikt, da det er tilpasset den enkelte afdelings aktuelle muligheder, omstændigheder, opgaver og behov, og det tager mellem fem og syv timer at spille, alt efter dagens tilrettelæggelse. Spillet har teoretisk afsæt i Appreciative Inquiry og Edward de Bonos seks tænkehatte.

Processen vil typisk forløbe således, at vi først går i dialog med kontaktpersonen i afdelingen, eventuelt en afdelingsleder. Vi ønsker at afholde et møde, hvor vi drøfter mål, indhold og rammer, som vi tilpasser i et overordnet tema, spillet skal planlægges efter. Forandringer kan omhandle mange forskellige dele af arbejdslivet, og temaet kan eksempelvis være forankret i

 

  • Redesign af arbejdsprocesser
  • Kultur- og/eller adfærdsændringer
  • Udrulning af ny strategi
  • Forandring af fysiske rammer
  • Design af onboardingprogrammer
  • Effektivisering af møder
  • Forbedret videndeling
  • Forbedret sagsbehandling
  • Forbedret arbejdsglæde
  • Udvikling af ledelsesadfærd
  • Fastholdelse af medarbejdere
  • Tiltrækning af nye talenter
  • Styrket arbejdsglæde
  • Styrkelse af fællesskab og teamånd f.eks. efter sammenlægning af afdelinger

 

Som udgangspunkt tror vi ikke på at der gives magtfrie rum i organisationer, hvor ledere og medarbejdere kan mødes i fuldstændig symmetriske relationer, men vi søger at udvande magten som meget som muligt. Med vores tilstedeværelse er det vores opgave at sørge for at ingen deltagere bruger dialogen til at manipulere andre deltagere, uanset formel position i organisationen samt at undgå, at der går ”snakkekultur” i den.

 Vi finder i fællesskab den bedste løsning for den enkelte afdeling på spørgsmålet om lederens deltagelse. Vi har gode erfaringer med at lederen deltager som medfacilitator eller observatør i samarbejde med konsulenten fra Dialogik – dette giver gode muligheder for løbende læring og justering.  

 Når den grundlæggende idé er på plads, og der er lavet en gennemarbejdet projektbeskrivelse, så skal der styr på interessenter og risici, projektet skal planlægges til fulde, der skal laves kommunikationsplaner, detaljerede milepæls- og leveranceplaner skal på plads og meget andet, og til det er Dialogik jeres trofaste sparringspartner fra organisering og planlægning til opfølgning.